Opóźnienie publikacji informacji poufnej – procedura

Określona w Art. 17 ust. 4 MAR możliwość opóźnienia publikacji informacji poufnej przez emitenta wymaga zachowania określonej procedury. Przy dochowaniu należytej staranności możliwość opóźnienia przekazania informacji poufnej jest bardzo użyteczna, choć niesie pewne ryzyko po stronie emitenta oraz osób zarządzających. Czy warto je podejmować?

Możliwość opóźnienia publikacji informacji poufnej (dalej: opóźnienie), oprócz spełnienia jednocześnie wszystkich przesłanek, o których pisałem w poprzednim artykule, wymaga zachowania określonej procedury. Gdy zidentyfikujemy informację poufną, która często występuje niespodziewanie, mamy bardzo mało czasu na podjęcie decyzji o jej ewentualnym opóźnieniu, a dodatkowo często towarzyszy temu stres. Pamiętajmy, że jeśli się na to nie zdecydujemy, informację należy opublikować niezwłocznie, czyli tak szybko jak to tylko możliwe. Proces podejmowania decyzji o opóźnieniu nie powinien istotnie opóźnić w takim przypadku publikacji informacji. Większości osób zajmujących się raportowaniem giełdowym nie trzeba przypominać, że nie ma już od dawna mowy o maksymalnym okresie 24 godzin, a więc jeśli oprócz przygotowania raportu bieżącego mamy jeszcze podjąć decyzję o ewentualnym opóźnieniu, należy się spieszyć. Dobrze jest więc „na sucho” przećwiczyć procedurę opóźnienia i przygotować zawczasu choćby zarys wymaganej dokumentacji.

Jak udokumentować opóźnienie?

Podjęcie decyzji o opóźnieniu należy dokładnie udokumentować, tak aby w razie wątpliwości, przy ewentualnej kontroli zasadności opóźnienia, móc wykazać jasno, że osoby podejmujące decyzję (zazwyczaj Zarząd) miały uzasadnione przekonanie o istnieniu przesłanek opóźnienia i na tej podstawie miały prawo opóźnić informację. Aby to osiągnąć, najlepiej wykonać coś w rodzaju „fotografii” procesu podejmowania decyzji. Ponieważ formalnie to Zarząd jest ostatecznie odpowiedzialny za raportowanie bieżące dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie, w chwili podjęcia decyzji o opóźnieniu, uchwały zarządu lub innego podobnego dokumentu. Dokument taki powinien zawierać wszystkie wymagane informacje dotyczące dat i godzin, kiedy:

  • informacja poufna po raz pierwszy zaistniała u emitenta,
  • została podjęta decyzja o opóźnieniu publikacji informacji poufnej,
  • informacja poufna prawdopodobnie zostanie opublikowana.

Dokument powinien również zawierać informacje dotyczące tożsamości osób odpowiedzialnych u emitenta za:

  • podjęcie decyzji o opóźnieniu i jago prawdopodobnym zakończeniu,
  • zapewnienie stałej kontroli przesłanek opóźnienia,
  • decyzję o publicznym ujawnieniu informacji poufnej,
  • dostarczenie organowi nadzoru żądanych informacji o opóźnieniu wraz z pisemnym uzasadnieniem.

Ponadto w dokumencie takim powinny zostać zawarte dowody początkowego spełnienia przesłanek opóźnienia, najlepiej od razu z wyczerpującym uzasadnieniem każdej z nich, szczególnie przesłanki zagrożenia prawnie uzasadnionego interesu emitenta. Koniecznie należy pamiętać, że w razie zmiany stanu faktycznego (zwłaszcza w zakresie przesłanek opóźnienia) w czasie trwania opóźnienia, należy taki dokument uzupełnić stosownym aneksem. Jeśli analizując przesłanki dojdziemy do wniosku, że opóźnienie jednak nie jest dobrym rozwiązaniem należy niezwłocznie informację opublikować, dobrze jest więc równolegle do analizy zasadności opóźnienia przygotować zawczasu projekt raportu bieżącego – ułatwi on też podjęcie decyzji ws. opóźnienia (bo widząc co należy opublikować, łatwiej będzie ocenić czy spełnione są przesłanki).

Lista dostępu do opóźnionej informacji

Identyfikując informację poufną należy niezwłocznie stworzyć listę osób mających dostęp do opóźnionej informacji. W przypadku decyzji o opóźnieniu jest to jedyny przypadek, kiedy lista „żyje” przez dłuższy czas w związku z tym trzeba ją na bieżąco aktualizować. W normalnej sytuacji czas „trwania” listy ograniczony jest niezwłocznością publikacji raportu, a więc nie przekracza w praktyce kilku godzin. Lista dostępu do informacji opóźnionej wymaga zatem szczególnej uwagi w czasie całego okresu opóźnienia.

Ustanie przesłanek opóźnienia

Jeśli w czasie opóźnienia dojdzie do ustania którejkolwiek z przesłanek opóźnienia należy niezwłocznie opublikować opóźnioną informację raportem bieżącym – informując jednocześnie, że jest to informacja wcześniej opóźniona, z podaniem daty od kiedy była opóźniona. Ustanie przesłanek opóźnienia może być zarówno spodziewane (np. ostateczne rozstrzygnięcie sprawy, po którym podanie do publicznej wiadomości nie będzie już naruszać interesów emitenta), jak i niespodziewane (np. wyciek informacji poufnej do publicznej wiadomości). Dlatego dobrze jest mieć przygotowany projekt odpowiedniego raportu bieżącego, na wypadek nieprzewidzianego rozwoju sytuacji.

Zawiadomienie KNF o opóźnieniu

Po opublikowaniu opóźnionej informacji poufnej (przypomnijmy: dzieje się to w normalnym trybie przewidzianym dla raportów bieżących, a więc za pośrednictwem ESPI do kancelarii publicznej) należy natychmiast przesłać do KNF informację o opóźnieniu wraz z podaniem przyczyn uzasadniających opóźnienie (również przez ESPI, wyłącznie do kancelarii poufnej: DIA-S dla spółek z rynku głównego i DIA-A dla spółek z NewConnect).

Zawiadomienie o opóźnieniu ujawnienia informacji poufnej zawiera następujące informacje:

  • Oznaczenie emitenta (pełna oficjalna nazwa);
  • Tożsamość osoby dokonującej zawiadomienia (imię, nazwisko, stanowisko służbowe);
  • Informacje na temat danych kontaktowych osoby dokonującej zawiadomienia (służbowy adres e-mail oraz numer telefonu);
  • Wskazanie publicznie ujawnionej informacji poufnej, która stanowiła przedmiot opóźnienia (tytuł raportu, numer raportu, datę i godzinę publikacji);
  • Datę i godzinę podjęcia decyzji o opóźnieniu ujawnienia informacji poufnej;
  • Tożsamość wszystkich osób odpowiedzialnych za podjęcie decyzji o opóźnieniu ujawnienia informacji poufnej.

W praktyce, jeśli dokumenty towarzyszące podjęciu decyzji o opóźnieniu zostały dobrze przygotowane, zawiadomienie będzie polegało w znacznej mierze na przesłaniu części z nich do KNF.

Doradcy mogą pomóc ustrzec się błędu

Jak widać, powyższa procedura jest umiarkowanie uciążliwa i jej spełnienie nie przekracza możliwości przeciętnego emitenta. W procesie tym można i warto jednak posiłkować się pomocą doświadczonego doradcy, który pomoże sporządzić i prowadzić stosowną dokumentację, a w razie zdarzeń nieprzewidzianych pomoże szybko podjąć odpowiednie decyzje i nie zapomnieć w „ferworze walki” o ciążących na emitencie obowiązkach. Oczywiście należy takiego doradcę wpisać na listę dostępu do opóźnionej informacji poufnej.

Pamiętajmy, że opóźnienie publikacji informacji poufnej jest prawem, a nie obowiązkiem emitenta i korzysta on z tego prawa na własną odpowiedzialność. Decyzja taka z pewnością wiąże się z pewnym ryzykiem, ale jego podjęcie może być konieczne dla ochrony interesu emitenta. Dobrze przygotowany i przeprowadzony proces opóźnienia z pewnością pomoże to ryzyko ograniczyć do minimum.

W przypadku pytań dot. opóźnienia informacji poufnej lub ogólnie obowiązków informacyjnych, zapraszamy do kontaktu.

Jeżeli powyższy tekst okazał się dla Państwa pomocny, zachęcam do zapisania się na nasz newsletter. W ten sposób będziemy mogli Państwa informować o kolejnych artykułach nt. obowiązków informacyjnych i relacji inwestorskich.

Artur Rzepka, Dyrektor ds. Komunikacji Korporacyjnej w Redwood

Klauzula informacyjna RODO

Zapisując się do naszego newslettera wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych (adresu e-mail) i potwierdzają zapoznanie się z poniższą klauzulą informacyjną.

  1. Grupa Profescapital przetwarza Państwa dane osobowe za pośrednictwem spółki Redwood Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (http://redwoodpr.pl/kontakt/).
  2. Aby skontaktować się w sprawie przetwarzania danych osobowych prosimy o mail na adres: kontakt@redwoodpr.pl .
  3. Grupa Profescapital przetwarza dane osobowe samodzielnie oraz powierza przetwarzanie zaufanym dostawcom narzędzi takim jak freshmail, dbając o zachowanie poufności tych danych na podstawie stosownej umowy.
  4. Dane przetwarzane są wyłącznie na potrzeby przesyłania niniejszego newslettera oraz marketingu bezpośredniego.
  5. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie RODO: art. 6 ust. 1 a. (chęć otrzymywania newslettera) oraz f. w związku z motywem 47 (marketing bezpośredni).
  6. Grupa Profescapital nie przekazuje danych innym podmiotom, a także nie przekazuje ich do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej.
  7. Dane będą przechowywane do czasu zgłoszenia żądania ich usunięcia przez osobę której dotyczą.
  8. Osoby objęte przetwarzaniem danych mogą: żądać dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania, przenieść dane oraz wnieść skargę do organu nadzorczego.